Sharepoint sessie

Het was een succesvolle bijeenkomst. Hier alvast een foto en de links naar de blogs van Dymphie. Tegen de 60 leden bezochten deze sessie waaruit een grote behoefte bleek aan meer informatie over SharePoint. Tijdens deze AIN-sessie van donderdag 9 juni jl. vertelden Daan Boom, Dennie Heye en Rutger Wetzels ons meer over dit breed toegepaste platform. De sessie werd door Deloitte gehost. De ontvangst was perfect in orde, dank Deloitte. Binnenkort zullen meer foto's worden gepubliceerd.

Doel was om de informatiespecialist inzicht te geven in de goede en ook de minder goede punten van SharePoint 2010. Veel vakgenoten worden geconfronteerd met SharePoint omdat hun bedrijf om strategische redenen kiest voor Microsoft producten.

Dymphie heeft weer razendsnel geblogged en de links zijn de bij diverse onderdelen te vinden. Bedankt Dymphie!

In de opening zette Peter Evers het kader van de sessie en omschreef in het algemeen wat SharePoint is en ook niet is. Zijn presentatie is hier te vinden. Verwezen werd met name naar de Online 2010 bijeenkomst in Londen waar onder het onderdeel "The impact of SharePoint 2010 on the world of Information Management" SharePoint werd besproken.

Skype gaf ons verder verbinding met Daan Boom die voor vier jaar in Katmandu verantwoordelijk is voor het ontwikkelen van kennismanagement bij ICIMOD (International Center for Integratied Mountain Development). Daan noemde voor- en nadelen van SharePoint. Het is een betaalbare out of the box applicatie, waarin ‘what you see is what you get’. SharePoint (SP) vindt hij goed toepasbaar voor projectenbeheer. Voor kennismanagement werkt SP minder goed. Het feit dat documenten in SP binnen ‘containers’ opgeslagen worden maakt het opzoeken van documenten door collega’s uit een andere afdeling moeilijk. Versiebeheer is dan een kwetsbaar aspect dat goede afspraken onderling vereist. De mogelijkheid om documenten van metadata te voorzien is wordt vaak door medewerkers niet gebruikt. Het navigatiesysteem zou in de SP versie van 2010 verbeterd zijn. Daan Boom merkt op dat het aanmaken van blogs of wiki's in SP 2007 nog vrij omslachtig is. Dit schijnt ook in de 2010 versie verbeterd te zijn. Tot slot werd nog opgemerkt dat het gebruik van SP bij ICIMOD het mailverkeer nog niet heeft doen dalen!
De presentatie van Daan is hier te vinden.
De blog van Dymphie daarover vind je hier.

De volgende spreker was Rutger Wentzel van AnchorMen. Onze sitesponsor AnchorMen past nieuwe technologieën in organisaties in en houdt zich in het bijzondere bezig met het implementeren van SharePoint toepassingen. SharePoint vergemakkelijkt de samenwerking tussen mensen. Met SharePoint kunnen werknemers websites opzetten waar ze informatie delen met anderen, documenten van begin tot eind beheren en rapporten publiceren waarmee iedereen betere beslissingen kan nemen. SharePoint brengt kennis en personen dichter bij elkaar en door integratie met diverse kantoortoepassingen als zoals Outlook, Word, Excel en PowerPoint zorgt SharePoint 2010 voor een productiviteitsverbetering.
Samen met Business Partner ETTU biedt AnchorMen nu een tweetal portalen aan organisaties. Deze portalen zijn ontwikkeld bovenop bestaande SharePoint technologie en zijn al succesvol geïmplementeerd bij een groot aantal organisaties.
Het Communicatieportaal: Een uiterste krachtige portaal om communicatie binnen een afdeling, een project of een organisatie te ondersteunen en te stimuleren. Het Communicatieportaal biedt medewerkers een aantal hulpmiddelen om zichzelf binnen de organisatie te profileren en om actief kennis te delen en kennis tot zich te nemen.
Het Projectenportaal: is bedoeld ter ondersteuning van (projectmatig) samenwerken. Dit kunnen zowel projecten binnen een afdeling zijn als projecten met verschillende afdelingen of met externe deelnemers zoals klanten of leveranciers. De Projectenportaal kan ingericht worden op basis van de bekende PRINCE2 werkwijze of op basis van een eigen projectmethode.
De presentatie van Rutger is hier te vinden.
De factsheet van AnchorMen vind je hier.
En hier vind je de blog van Dymphie.

Tot slot sprak Dennis Heye van de HR IT afdeling van Shell (de centrale IT afdeling die alle human resources applicaties bij Shell beheert). Begin 2010 is SP geïmplementeerd om virtueel werken te faciliteren en het portfolio management proces te stroomlijnen. Bij Shell wordt veel in ´workspace´ oftwel ´virtual teams´ gewerkt. Over metadata merkt Dennis op dat mensen nu steeds meer de nut van metadata zien en daardoor beter bereid zijn om deze ook te gebruiken. Als documenten van metadata zijn voorzien is filtreren mogelijk. Zo kun je vervolgens alleen de documenten uithalen die voor je relevant zijn.

Dennis Heye legde vooral de nadruk op de centrale rol die informatieprofessionals bij SP trajecten kunnen spelen. ´Ask, learn, share´ als de kern van kennismanagement. Luisteren naar de vragen en de behoeftes van de medewerkers voordat je met een oplossing komt (´praten met de mensen, daarna pas praten over tools´). Beschikbaar en in gesprek blijven, bereid om steeds weer het nodige uit te leggen. Samen doelen formuleren (‘waar moeten we over 4 jaar zijn?’). Hieronder de rollen van de informatieprofessionals samengevat:

Governance: de weg wijzen in het gebruik van de tools (welke metadata kiezen, de site bijhouden, …).
Communicatie: de techniek even anders en op verzoek uitleggen.
Content migration: besluiten wat relevant is en hoe het over te zetten.
Design: aangeven hoe de informatie vorm te geven (gebruik van taxonomieën, informatiearchitecture, …).

Conclusies:
De veelzijdigheid van SharePoint vereist goede kennis van het systeem om het bruikbaar in te zetten
SharePoint is een platform, maar aandacht voor het proces en de mensen blijven even belangrijk voor succes. Informatie professionals hebben de vaardigheden om SharePoint projecten tot een succes te maken.

Op zijn blog vind je een samenvatting van zijn presentatie.
Hier is ook een podcast met zijn ideeën waarom informatieprofessionals een belangrijke rol kunnen spelen in SharePoint projecten.
Tot slot is op zijn website een overzicht van presentaties en artikelen te vinden.